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Request 2023/08/31

ダンス会員200名の出席状況から請求計算及び請求書一括発行・メール送信を自動化

Google Spread Sheetで管理されたダンス教室の出席状況から請求書を作成し、一斉に登録された受講者のメールアドレス宛に配信するシステムを作りたいと言うご依頼を頂きました。今後のさまざまな展開が予想されるため、出来るだけ変更が容易にできる様、GASを使用し既存のフォーマットからできるだけ変更が少なく実装を心がけたプロジェクトとなっています。


3つのこだわり

一括で請求書作成

各月の出席状況から請求額を計算し、会員ごとに月締めの請求書を作成します。請求書は予め設定されたテンプレートに出力後、PDFデータとして保存されます。1つあたりの作成処理に1~3秒を要しますが、バックグラウンドで実行が行われるため実行後ブラウザを閉じても動作が続けられます。

一括で請求書を配信

各会員のメールアドレスにリンクではなく、メールに直接PDFデータを添付し送付を行います。請求書の作成と同様バックグラウンドで実行し、実行速度を調整するなど送信のエラーを最小限に抑えるための工夫も致しております。

スプレッドシートで管理

Webサーバーを新たに設置することなく、GASを用いてGoogle Spread Sheetのみで管理や動作が完結する仕様になっています。作成された請求書は実行したアカウントのGoogle Driveに保存され、メール配信も実行したアカウントのメールアドレスから送信されます。

一括で請求書作成一括で請求書を配信スプレッドシートで管理

機能一覧

アイコン
受講管理
会員管理

受講している会員の情報を管理することができます。会員の名前やメールアドレスなど一覧で確認することができます。

レッスン管理

スタジオが運営しているレッスンを管理することが可能です。各レッスンの1回の受講当たりの受講料を設定することができます。

出席管理

月間の出席状況を日次で管理することができます。レッスンと同じ色を対象の会員の日付に設定することで会員の月間の請求額が計算されます。

アイコン
決済管理
一括請求書作成機能

予め設定されたテンプレートに出力後、Google DriveにPDFデータとして保存されます。作成エラーを最小限にするための遅延実行も行っています。

一斉配信機能

各会員のメールアドレスにリンクではなく、メールに直接作成されたPDFデータを添付し送付を行います。

バックグラウンド実行

ブラウザを閉じても動作するようしています。実行中は画面に実行中の表示が表記されます。


プロジェクト概要

カテゴリ
Webシステム
実施期間
2022年4月下旬〜
予算
¥2,000,000
PRJ期間
約1か月 ※運用期間含まず
動員数
1名(PM、PG)
仕様技術
GAS
依頼企業
非公開

編集者:株式会社Game 広報部

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